Noesis

Tournament Privacy Statement

Hieronder staat het privacy statement voor het IMC Nederlands Studentenkampioenschap Schaken. Eerst in het Nederlands, daarna in het Engels. In het geval van verschillen tussen de twee versies is de Nederlandse versie leidend.
 
Below, the privacy statement for the IMC Dutch Student Championship Chess can be found. First in Dutch, then in English. In case of difference between the two versions, the Dutch version is leading.

Privacy Statement (Nederlands)

Dit document bevat de privacyverklaring van het IMC Nederlands Studentenkampioenschap schaken. In het document wordt het comité dat het toernooi organiseert, met daaronder de persoon die de persoonsgegevens beheerst aangeduid met “De toernooiorganisatie.”

1: Contact

De contactpersoon van de toernooiorganisatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens is Thomas Kools. Hij is te bereiken voor vragen of andere verzoeken met betrekking tot het privacybeleid rondom het IMC Dutch Student Chess Championship via de volgende contactgegevens:


Thomas Kools

tournament@sccenoesis.nl

00316-36323886 (Bij voorkeur via whatsapp).

 

2: Verzamelde gegevens en rechtsgrond

Gegevensgroep 1

Om de indelingen op het toernooi te maken, worden de volgende gegevens van de deelnemers verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • Schaakrating (van een gangbaar online/offline platform)

Voor het verzamelen van deze gegevens moet een deelnemer toestemming geven op het inschrijfformulier, deze toestemming is de grondslag voor de verwerking. Een deelnemer heeft op ieder moment het recht om de toestemming op het gebruik van deze gegevens in te trekken door contact op te nemen met de toernooiverantwoordelijke beschreven in sectie 1.

Zonder toestemming tot verwerking van deze gegevens is deelname aan het toernooi niet mogelijk

Gegevensgroep 2

Om de deelnemers van het toernooi van de benodigde informatie voor deelname aan het toernooi te voorzien worden de volgende gegevens van de deelnemers verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Voor het verzamelen van deze gegevens moet een deelnemer toestemming geven op het inschrijfformulier, deze toestemming is de grondslag voor de verwerking. Een deelnemer heeft op ieder moment het recht om de toestemming op het gebruik van deze gegevens in te trekken door contact op te nemen met de toernooiverantwoordelijke beschreven in sectie 1.

Zonder toestemming tot verwerking van deze gegevens is deelname aan het toernooi niet mogelijk.

Gegevensgroep 3

Voor de verslaglegging van het toernooi en promotiedoeleinden voor toekomstige editie kunnen de
volgende gegevens worden verwerkt:

  • Foto’s waarop de deelnemer zichtbaar is.
  • Onderwijsinstelling

Voor het verwerken van deze gegevens moet een deelnemer toestemming geven op het inschrijfformulier, deze toestemming fungeert als grondslag voor de verwerking. Een deelnemer heeft op ieder moment het recht om de toestemming op het gebruik van deze gegevens in te trekken door contact op te nemen met de toernooiverantwoordelijke beschreven in sectie 1.

Sectie 3: Ontvangers van persoonsgegevens

De toernooiorganisatie neemt maatregelen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. De toernooiorganisatie deelt uw persoonsgegevens enkel met derden indien dit noodzakelijk is voor de organisatie van het toernooi.

Sectie 4: Bewaartermijn

De gegevens beschreven in sectie 2 worden zolang relevant voor de voorbereidingen van toekomstige edities van het toernooi, met een maximum van één (1) jaar, bewaard na het toernooi. Hierna worden de gegevens vernietigd

Sectie 5: Rechten van de deelnemer

De deelnemer heeft recht om de over hen verzamelde gegevens in te zien, te corrigeren, en te laten vernietigen. Om dit recht uit te oefenen dient de deelnemer een verzoek daartoe in te dienen bij de contactpersoon voor de verwerking van de persoonsgegevens, zoals beschreven in sectie 1 van dit document.

Sectie 6: Verplichtingen van de deelnemer

De deelnemer is niet verplicht de persoonsgegevens in sectie 2 te verstrekken. Als de persoonsgegevens benoemd in gegevensgroep 1 en 2 van sectie 2 niet worden verstrekt, is echter deelname aan het toernooi niet mogelijk.

Sectie 7: Klachten

Wij wijzen de deelnemer op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toernooiorganisatie of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sectie 8: Geautomatiseerde besluitvoering

Voor de verwerking van persoonsgegevens voor het toernooi wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvoering.

Sectie 9: Slot

Dit besluit het privacy statement voor het IMC Nederlands Studentenkampioenschap schaken.

Privacy Statement (English)

This document contains the privacy statement of the IMC Dutch Student Chess Championship. In this document the committee, including the person responsible responsible for managing the personal data, will be referred to as “the organization.”

Section 1: Contact

Thomas Kools is the contact person for queries regarding the managing of personal data for this tournament. He can be reached for questions and other queries regarding the privacy policy through the following contact information:

Thomas Kools

tournament@sccenoesis.nl

Tel: 00316-36323886 (preferably via whatsapp)

Section 2: Processed personal data and judicial basis

Data group 1

To inform particpants about the tournament, the following personal data will be processed:

  • First- and last name
  • E-mail address
  • Phone Number

To collect these personal data, the participant has to provide consent on the registration form, this consent is the judicial basis for processing the personal data. A participant can at any point rescind the use of their personal data by contacting the tournament responsible described in section 1.

Without permission to process these data, participation in the tournament is not possible.

Data group 2

To make pairings during the tournament, the following personal data will be processed:

  • First- and last name
  • Chess rating

To collect these personal data, the participant has to provide consent on the registration form, this consent is the judicial basis for processing the personal data. A participant can at any point rescind the use of their personal data by contacting the tournament responsible described in section 1.

Without permission to process these data, participation in the tournament is not possible.

Data group 2

For reporting about the tournament, and for promotional purposes for future editions, the following personal data of a participant may be processed:

  • Photos on which the participant is recognizable.
  • Educational institution

To collect these personal data, the participant has to provide consent on the registration form, this consent is the judicial basis for processing the personal data. A participant can at any point rescind the use of their personal data by contacting the tournament responsible described in section 1.

Section 3: Recipients of personal data

The organization takes precautions to ensure only the people who need to use the personal data for the purposes described in section 2 can access those. The organization will in no way share the personal data with thrid parties, except for the purposes described in section 2.

Section 4: Retention time

The data described in section 2 are stored for max. one (1) year after the tournament. After this time, the data will be destroyed.

Section 5: Participant rights

The participant has the right to view the data gathered with pertains to them, to correct this and to have this destroyed. To use this right, the particpant has to file a request at the tournament responsible described in section 1.

Section 6: Obligations of the participant

The participant is not obliged to provide the personal data described in section 2. If the personal data described in data group 1 of section two is not provided, participation in the tournament is not possible.

Section 7: Complaints

We inform the participant about the possibility to file a complaint at the tournament organization, or at the Autoriteit Persoonsgegevens.

Section 8: Automated decision making

To store the personal data for the tournament, no use will be made of automated decision making.

Section 9: Closing

This concludes the privacy statement for the IMC Dutch Student Chess Championship.